电子邮件作为一种通信方式，以其便捷高效的特点吸引了大量用户。电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取外界信息以及展示职场形象等。与MSN等即时通讯工具不同，邮件更像一个优雅的绅士，以一种严谨内敛的姿态展示在他人面前。字如其人，同样的，一封邮件也能体现出一个人素养。一封优雅得体的邮件能迅速为自己建立一个专业、良好的形象，让交流的双方都能产生愉悦的心情。下面总结了一些电子邮件礼仪，希望能够对大家有所帮助。
写邮件
一封完整的电子邮件通常包含以下要素：主题、收件人、抄送人、密送人、附件、正文、签名档等项目。
一封电子邮件的组成
主题
主题是邮件接收者了解邮件的第一信息，因此需提纲挈领，以便收件人能迅速了解邮件内容并判断其重要性和紧迫性。
Tips:
一定不要空白主题，这是最失礼的。并且空白主题常常会被自动标记为垃圾邮件。
主题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的主题。
最好写上来自***（人名或者组织名称等）的邮件，以便对方一目了然又便于留存。
主题要能真实反映文章的内容和重要性，不要使用含义不清的主题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理
可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出主题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改主题，不要RE :RE一大串。
最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
正确使用发送（To），抄送（CC），密送（BCC），回执（RR）
要区分To（收件人）和CC（抄送人）还有BCC（密送人）。正确使用回执功能。
Tips:
To（收件人）是需要回复或采取行动的人。不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”。
CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
BCC是密送，发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道。邮件地址保密。
TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。按照部门不同或者职位不同有序排列。
不要轻易对单独的邮件使用回执功能。这一功能通常会被对方认为有侵略性并且对方有权拒绝。
称呼与问候
细节体现尊重。称呼和问候绝对不能被忽视。恰当地称呼收件者，拿捏尺度， Email开头结尾最好要有问候语。
Tips:
邮件的开头要称呼收件人。确保对方的名字没有错误。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同学”“各位老师”。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x教授”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要认为可以通用“Dear xxx”，显得过于熟络。
称呼是第一行顶格写。
最简单的开头写一个“Hi”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。如图：
中文邮件结尾
正文
Email正文要简明扼要，行文通顺，标点正确，没有错别字。这是最基本的要求。
Tips:
确保写邮件时情绪稳定，如果情绪很强烈请等待一段时间，待自己冷静下来再动笔。
正文要从“称呼”下另起一行，不要从“称呼”在同一行开始。
邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中。主题不是正文，如果信息真的很少，须在主题末尾备注“（无内文）”
若对方不认识你，首先应当说明自己的身份，以示对对方的尊重。点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。注意不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人用滚动条才能看完你的邮件。
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
Email正文多用（一、1、1）、 A、a）之类的列表，以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
如果已发送的邮件内容有误或者情况有变，邮件需要更新。用原邮件转发，原主题后加update 或更新, 表明这是更新的邮件。转发的内容中说明原邮件中哪里有错，更新为新的内容。
合理提示重要信息：不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
针对英文邮件，要区分大小写，比如句首大写。
特别对于颜色，安全色为红色和绿色。除了红色(代表强调或者危险)和绿色(代表通过和安全)可以适度使用外，其他颜色尽量避免使用。多种颜色时，给出标注。否则邮件几经转手后，阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。
选择合适的语言和字体：中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别是对正式的商务邮件。
不要随意使用 :) 之类的表情字符，在正式信函里面这样显得不够正式。
附件
Tips:
如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
附件如果过多，发送之前尽量压缩打包。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
文本文档尽量使用PDF。
对于图像文件，长或宽的分辨率调整到1200像素以下，除非要印成照片。
文件要正向，不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向，请先进行图像旋转后再加上附件。
如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，附在多个Email中，而不是附加在一个Email里。
切忌无正文直接附上附件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
Tips:
签名信息不宜过多：电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
多准备几个签名档：对内、对私、对熟悉的不同群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
回复邮件
及时回复Email
Tips:
养成及时查看邮箱的习惯。
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
进行针对性回复
Tips:
回复或转发时，检查 “收件人”、“抄送”内的名单，加上那些必须包括的，删除那些不需要抄送的。
当回信答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回信中，然后附上答案。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
回复字数不要太少。对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。尽量显示出你的尊重。
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删除不必要的文字和附件，突出有用信息。
要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人。
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通。
主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
以上就是通过邮件交流时需要注意的事项。在这里需要提一下，上文的tips主要是针对正式的邮件或商务邮件。如果你是和很熟悉的朋友进行交流，可以更加随意一些。
细节决定成败，一封小小的邮件同样体现着发件人的素质。希望大家重视邮件礼仪，能够通过邮件进行高效愉快的交流。
