Some Tips of E-mail

2016-02-02 16:29:37.0

电子邮件作为一种通信方式,以其便捷高效的特点吸引了大量用户。电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取外界信息以及展示职场形象等。与MSN等即时通讯工具不同,邮件更像一个优雅的绅士,以一种严谨内敛的姿态展示在他人面前。字如其人,同样的,一封邮件也能体现出一个人素养。一封优雅得体的邮件能迅速为自己建立一个专业、良好的形象,让交流的双方都能产生愉悦的心情。下面总结了一些电子邮件礼仪,希望能够对大家有所帮助。


写邮件
一封完整的电子邮件通常包含以下要素:主题、收件人、抄送人、密送人、附件、正文、签名档等项目。


一封电子邮件的组成
主题
主题是邮件接收者了解邮件的第一信息,因此需提纲挈领,以便收件人能迅速了解邮件内容并判断其重要性和紧迫性。
Tips:
  1. 一定不要空白主题,这是最失礼的。并且空白主题常常会被自动标记为垃圾邮件。
  2. 主题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的主题。
  3. 最好写上来自***(人名或者组织名称等)的邮件,以便对方一目了然又便于留存。
  4. 主题要能真实反映文章的内容和重要性,不要使用含义不清的主题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”
  5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理
  6. 可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出主题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
  7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改主题,不要RE :RE一大串。
  8. 最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。
正确使用发送(To),抄送(CC),密送(BCC),回执(RR
要区分To(收件人)和CC(抄送人)还有BCC(密送人)。正确使用回执功能。
Tips:
  1. To(收件人)是需要回复或采取行动的人。不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”。
  2. CC的人则只是需要知道这回事,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回Email。
  3. BCC是密送,发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TO&CC的人知道。邮件地址保密。
  4. TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。按照部门不同或者职位不同有序排列。
  5. 不要轻易对单独的邮件使用回执功能。这一功能通常会被对方认为有侵略性并且对方有权拒绝。
称呼与问候
细节体现尊重。称呼和问候绝对不能被忽视。恰当地称呼收件者,拿捏尺度, Email开头结尾最好要有问候语。
Tips:
  1. 邮件的开头要称呼收件人。确保对方的名字没有错误。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼如:“各位同学”“各位老师”。
  2. 如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x教授”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。
  3. 不熟悉的人不宜直接称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要认为可以通用“Dear xxx”,显得过于熟络。
  4. 称呼是第一行顶格写。
  5. 最简单的开头写一个“Hi”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。如图:


中文邮件结尾
正文
Email正文要简明扼要,行文通顺,标点正确,没有错别字。这是最基本的要求。
Tips:
 
  1. 确保写邮件时情绪稳定,如果情绪很强烈请等待一段时间,待自己冷静下来再动笔。
  2. 正文要从“称呼”下另起一行,不要从“称呼”在同一行开始。
  3. 邮件正文也许很短,但不要写在“主题”中。主题不是正文,如果信息真的很少,须在主题末尾备注“(无内文)”
  4. 若对方不认识你,首先应当说明自己的身份,以示对对方的尊重。点名身份应当简洁扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。注意不可过多,有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
  5. Email正文应简明扼要的说清楚事情。如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
  6. 多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人用滚动条才能看完你的邮件。
  7. 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
  8. 尊重对方,请、谢谢之类的敬语要经常出现。
  9. 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
  10. Email正文多用(一、1、1)、 A、a)之类的列表,以清晰明确。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
  11. 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
  12. 如果已发送的邮件内容有误或者情况有变,邮件需要更新。用原邮件转发,原主题后加update 或更新, 表明这是更新的邮件。转发的内容中说明原邮件中哪里有错,更新为新的内容。
  13. 合理提示重要信息:不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。
  14. 针对英文邮件,要区分大小写,比如句首大写。
  15. 特别对于颜色,安全色为红色和绿色。除了红色(代表强调或者危险)和绿色(代表通过和安全)可以适度使用外,其他颜色尽量避免使用。多种颜色时,给出标注。否则邮件几经转手后,阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。
  16. 选择合适的语言和字体:中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别是对正式的商务邮件。
  17. 不要随意使用 :) 之类的表情字符,在正式信函里面这样显得不够正式。
附件
Tips:
  1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。
  2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。
  3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。
  4. 附件如果过多,发送之前尽量压缩打包。
  5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。
  6. 文本文档尽量使用PDF。
  7. 对于图像文件,长或宽的分辨率调整到1200像素以下,除非要印成照片。
  8. 文件要正向,不要让阅读者把脑袋横过来看或倒过来看。如果原图是横向或倒向,请先进行图像旋转后再加上附件。
  9. 如果附件过大,应分割成几个小文件分别发送,附在多个Email中,而不是附加在一个Email里。
  10. 切忌无正文直接附上附件。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。
Tips:
  1. 签名信息不宜过多:电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。
  2. 多准备几个签名档:对内、对私、对熟悉的不同群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在邮箱中设置多个签名档,灵活调用。
  3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
回复邮件
及时回复Email
Tips:
  1. 养成及时查看邮箱的习惯。
  2. 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。
  3. 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。
  4. 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。
  5. 如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。
进行针对性回复
Tips:
  1. 回复或转发时,检查 “收件人”、“抄送”内的名单,加上那些必须包括的,删除那些不需要抄送的。
  2. 当回信答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回信中,然后附上答案。应该进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。
  3. 回复字数不要太少。对方给你发来一大段邮件,你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。尽量显示出你的尊重。
  4. 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
  5. 对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结,删除不必要的文字和附件,突出有用信息。
  6. 要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)
    • 如果只需要单独一个人知道的事,单独回复给他一个人。
    • 如果你对发件人提出的要求作出结论响应,应该replay all,让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情 。
    • 如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件人单独沟通。
  7. 主动控制邮件的来往:为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考,无需回复”。
以上就是通过邮件交流时需要注意的事项。在这里需要提一下,上文的tips主要是针对正式的邮件或商务邮件。如果你是和很熟悉的朋友进行交流,可以更加随意一些。
细节决定成败,一封小小的邮件同样体现着发件人的素质。希望大家重视邮件礼仪,能够通过邮件进行高效愉快的交流。